Jak lepiej zarządzać czasem i energią w pracy?

Energia i czas to dwa zasoby, które najłatwiej jest zużyć, ale najtrudniej odzyskać. Co prawda kolejnego dnia dostajemy następną pulę do wykorzystania, jednak wciąż widzimy niekończącą się listę zadań, a im bliżej weekendu, tym bardziej opadamy z sił. Poniżej znajdziecie kilka sposobów, które pomogą zorganizować pracę tak, aby maksymalnie wykorzystać czas i energię w satysfakcjonujący dla Was sposób.

1. Odkładanie pracy na później

Pamiętacie mój artykuł o prokrastynatorach? Najczęściej jest to ucieczka przed tym, aby nie wykonywać jakiegoś zadania, jednak powodów może być wiele. Jeśli zadanie jest dla Ciebie nudne lub nie lubisz go wykonywać, przedłużanie i przeciąganie tego nic nie da. Wykonaj zadanie od razu – miej to już za sobą! Będziesz mieć wtedy więcej czasu i energii na przyjemniejsze czynności. Ułatwi Ci również zaplanowanie zadania tak, aby nie zostało przerwane przez kogoś lub coś innego. Przerwanie zadania sprawi, że ciężko będzie Ci zmobilizować się, aby wrócić do niego ponownie. Możesz je również wydelegować innej osobie. Jeśli odkładasz działanie, ponieważ nie czujesz się pewnie lub boisz się porażki, przygotuj się dobrze do jego wykonania. Zdobądź brakującą wiedzę, poproś o pomoc kompetentną osobę, przećwicz nowe umiejętności. Masz prawo do tego, aby czegoś nie wiedzieć i wciąż się uczyć. Potraktuj to jako rozwojowe zadanie, które pomaga Ci zdobywać nowe umiejętności i wiedzę. Satysfakcja z nowego zadania będzie jeszcze większa. Pamiętaj, że działanie zabija strach, więc im dłużej będziesz zwlekać i myśleć o zadaniu, tym strach będzie miał większe oczy ;)

2. Przemęczenie

Efektywna praca przy niskim poziomie energii jest wręcz niemożliwa. Pamiętaj, że nie musi wszystko wyglądać idealnie. Perfekcjonizm i drobiazgowość jeszcze bardziej zużywa Twój czas i energię nie przynosząc dodatkowych wartości, potęgując natomiast poziom stresu. Jeśli to możliwe, deleguj zadania, kontroluj jedynie ich wykonanie. Nie jesteś niezastąpiony, a oddawanie prostych zadaniach to oznaka Twojego sprytu i rozsądku, a nie słabości. Jeśli pracujesz jako menadżer, daj trochę wolności swoim pracownikom. Czy rzeczywiście musisz uczestniczyć we wszystkich spotkaniach i podejmować większość decyzji samodzielnie? Stwórz im przestrzeń do kreatywnego generowania rozwiązań problemów, zamiast informowania Cię o nawet najmniejszej nieprawidłowości i czekania aż Ty coś wymyślisz. Nie przyjmuj na siebie kolejnych dodatkowych obowiązków – naucz się odmawiać. Twój zakres pracy ma swoje granice. Nie buduj wokół siebie otoczki wszechwiedzącego i wszechmogącego, inni też mają wysoki potencjał, wystarczy dać im szansę na wykazanie się.

3. Spróbuj rozgraniczyć pracę zawodową od życia prywatnego

Wibrujący telefon? Powiadomienia na facebooku? Pięć nieodebranych wiadomości na Messenger? Nic dziwnego, że zadanie, które miało trwać pół godziny robisz już kolejną godzinę. Postaraj się ograniczyć komunikację niezwiązaną z pracą do czasu, gdy zrobisz sobie przerwę. Odrywanie się od trudnego zadania, wybija Cię z rytmu i tracisz swoje flow. Załatwiaj ważne kwestie z rodziną i przyjaciółmi przed lub po godzinach pracy. Dzięki temu osiągniesz wysoki poziom energii i zaangażowania w zadaniach w czasie pracy oraz z czystą głową wyjdziesz z pracy, aby cieszyć się czasem spędzanym z bliskimi.

4. Przerwa to nie strata czasu!

Przerwa w czasie pracy jest konieczna. To dzięki niej jesteś w stanie zregenerować wykorzystaną już energię. Nie daj się zwieść, że jeśli nie pójdziesz na przerwę, to szybciej uda Ci się skończyć pracę! Przez cały czas wykonywania zadania będziesz myślał tylko o tym, że jesteś już zmęczony, głodny, miałeś w przerwie zadzwonić do kogoś ważnego, kupić bilety na koncert, itp. Twój mózg potrzebuje odpoczynku – oderwać się od myślenia o zadaniach, pracy, o tym co jeszcze musisz zrobić. Wykorzystaj przerwę na odpoczynek, na pobłądzenie myślami, na rozmowę z innymi pracownikami o rzeczach niezwiązanych z pracą. Wrócisz do zadań z większą energią i będziesz działać efektywniej.

Mam nadzieję, że artykuł pozwoli Wam dobrze rozpocząć kolejny tydzień!

Agnieszka